歯科衛生士養成校で実際に運用している学務システムを、貴校の運用に合わせてご提供します。
学校の事務は、時期が決まっていて止められない業務の連続です。
資料請求・オープンキャンパス・出願の情報がバラバラで、誰がどの段階か追えない
合否通知、入学金の請求と入金確認、誓約書の回収を紙とExcelで行っている
欠席届・休学届・証明書発行などが紙で届き、転記と承認に手間がかかる
出席簿の集計や成績の取りまとめに、毎学期多くの時間を使っている
オンライン授業・課題提出・教材配布の仕組みを整えたい
卒業生とのつながりや就職先の情報が、学校に残らない
全世界で使われているクラウド業務ツール。学校の事務をまるごと載せられます。
CRM・フォーム・電子署名・予約・帳票など55以上のアプリ群
入学前〜学生〜卒業後までを1つのデータベースで管理
項目・画面・自動処理・帳票を学校の運用に合わせて調整
卒業生ネットワーク・キャリア支援に学生データを活かせる
学生1人につき1つのデータとして、問い合わせの瞬間から卒業後までがつながります。
学生情報の中核。見込み学生〜卒業生まで一元管理し、自動処理を実行
資料請求・出願・各種申請フォーム
オープンキャンパス・面接の予約受付
誓約書・契約書・貸与物品の同意書などの電子署名
請求書・各種証明書・出席簿などの帳票を自動作成
学生がスマホから申請・届出・情報確認を行う窓口
入学金・学費のクレジットカード決済（導入実績校ではSBペイメント）
Google Classroom による時間割配布・オンライン授業・課題・採点・教材管理
資料請求から入学処理まで、学生の状況が1つの画面で追えます。
| 業務 | これまで | 本システムでは |
|---|---|---|
| 願書受付・見込み学生管理デモ | 紙・Excelで管理 | フォーム入力がそのまま「見込み学生」として登録され、接点の履歴が残る |
| 入学意向の醸成 | 個別にメール送信 | 対象者を絞って一斉メール配信 |
| 面接・オープンキャンパス | 電話・メールで日程調整 | Web予約 → 自動確認メール → 来校者数も自動集計 |
| 面接と合否通知デモ | 通知書を作成・郵送 | 合否登録をきっかけに通知メールを自動送信 |
| 契約書と学費請求デモ | 紙の誓約書、請求書の手作成、入金の目視確認 | 誓約書は電子署名、入学金請求書は自動作成、オンライン決済の完了も自動反映 |
| 入学処理 | 学生名簿へ転記 | 見込み学生 → 在学生への転換、学籍番号の付番、1年次の履修登録まで自動 |
学生・先生・事務のアクションが、学生ポータルと学生情報に自動で集まります。
欠席・遅刻・早退届、公認欠席、休学・退学、証明書発行、図書・備品の貸出など
担当者の承認を経て、学生情報や出席データへ自動反映
承認結果・申請履歴・請求情報をポータルで確認
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 出席管理デモ | 授業ごとの出席コードによる出席登録（対面・オンライン両対応）、届出との自動照合、出席率の自動集計、出席簿の自動出力、出席状況のメール通知 |
| 成績管理デモ | 定期試験（Googleフォーム）の点数を自動取り込み、追試・再試の調整後点数を履修に反映、成績証明書を自動作成 |
| 学費・請求 | 前期・後期の学費請求を自動送付、延納・分割の申請処理、決済完了の自動反映 |
| 貸与物品 | Chromebookなどの貸与と同意書（電子署名）、費用請求の自動作成 |
| 進級・卒業 | 年度切替時の進級処理、2年次・3年次の履修自動作成、留年・休学への対応 |
入学前〜在学中〜卒業後の履歴を、1人の学生レコードに統合します。
求人案内、同窓会・リカレント講座のご案内に活用
「どの経路から入学した学生が、どのような進路に進んだか」を振り返り、募集活動に活かせます
「事務の仕組みは Zoho、授業の仕組みは Google」。両者をデータでつなぎます。
学生情報の中核データベース／入試・入学手続き（フォーム・予約・合否・請求・電子署名）／学生ポータルでの申請・承認／出席・成績の集計と記録／請求書作成・オンライン決済連携／証明書発行
Google Classroom での時間割配布・オンライン授業・課題の提出と採点・教材管理・質問対応／Googleフォームでの試験実施
| 領域 | Zoho | Google Workspace |
|---|---|---|
| 学生情報 | ◎ 中核データベース | — |
| 入試・入学手続き | ◎ フォーム・予約・合否・請求・電子署名 | — |
| 授業運営 | 出席・成績の集計と記録 | ◎ 時間割・オンライン授業・課題・教材 |
| 試験 | 点数の記録・調整・証明書発行 | ◎ Googleフォームでの試験実施 |
| 申請・届出 | ◎ 学生ポータル・承認・自動反映 | — |
| 学費 | ◎ 請求書作成・オンライン決済連携 | — |
ゼロから作るのではなく、運用実績のある設定をベースに始められます。
導入実績校で運用中の項目設計・画面・自動処理・帳票・学生ポータルの申請項目を、そのまま新しい環境にお渡しします。
学則・運用ルールに合わせて、必要な箇所を個別に調整します。
学校名・送信元メールアドレス・通知先・ポータルのURL
請求書・各種証明書・電子署名書類・出席簿
学生ポータルの申請項目、届出の種類、承認フロー
出席の算定（遅刻・早退の換算など）、成績評価
Googleフォーム（試験結果）と Zoho の連携設定
決済サービスの選定・設定
学生ポータルは「申請・届出」「出席登録」「成績・請求の確認」の窓口です。出席登録の方式（QRコード読み取り、Googleフォーム、LINE公式アカウント連携など）やポータルの構成は、学校の運用と各サービスの利用条件を踏まえて一緒に決めていきます。
段階的に導入することで、授業を止めずに、無理なく移行できます。
現在の業務・帳票・学則の確認、導入範囲の決定
Google Classroom によるオンライン授業・課題・教材管理を先行スタート
学生情報・入試〜入学手続き・申請・出席・成績を、導入実績校の設定をベースに構築
オンライン決済連携、学生ポータルの個別仕様、帳票の作り込み
卒業生データ・キャリア管理の拡張
次回のお打ち合わせで、以下を一緒に整理させてください。
学校運営の知見・運用ノウハウの共有
システム構築・カスタマイズ・技術サポート
各サービス本体の提供